ども。
9月に終日空いているスケジュールがなくなった担当ちゅんです。

今年度から全庁的にTeamsの運用を始めていることについては以前から話題にしているとおりなのですが、徐々に色々なことがわかってきました。その中でとても気になっていることが、今日の記事のタイトルにもあるとおり、メンションに「様」は必要なのか？ということです。

まずもって「メンション」って何？という話ですが、Microsoftのサイトでは「メンションは、チャネルでの会話やチャット投稿時に、「@」の後ろに対象となる人の名前やチーム、チャネル名を入力することで、特定の対象に通知を行う機能のことです。相手にいち早くメッセージに気付いてもらいたいときや、メッセージが埋もれがちな場合などに活用するとよいでしょう」と書かれています。
そのとおりの機能で、メンションを上手に使うことがTeamsを活用するうえでの最大のポイントと言っても過言ではないと思っています。

ですが、メンションを送るとき、例えば「@八雲太郎」と表示されるのが相手を呼び捨てにしているようで失礼ということで、わざわざ「@八雲太郎 様」と様を追加して投稿される方がかなり多い印象です（自分もです）。手紙や電子メールなどで「〇〇 様」とする礼儀と同じであると考えれば、それは正解のような気がしますが、あくまで「メンションという機能を使っている表示であり呼び捨て行為ではない」と考えれば、いちいち「様」を入力するのは非効率なだけではないかと思うのです。

こんなことを同業者の仲間内で話していると、ある方から「なら最初に言えばいいだけだよ」とアドバイスが。なるほど、かなり早い段階で「このチーム内ではメンションに敬称を付けるのはやめましょう」と書き込んでしまえば、以後考える必要はないですね。
加えて「コミュニケーションポリシーを作ってみては」とも。これは、今回疑問に感じたメンション敬称問題に加えて、例えば「いつもたいへんお世話になっております」といった儀礼の挨拶も不要で、チャットツールでは本題の要件のみを単刀直入に伝えることなどをルールとして定めるというもの。こうしておくことでツール利用時に迷うことなく効率よくやり取りできるよ、と。大変参考になりました。

先行している自治体の中には、コミュニケーションの基本的な考え方として「チャットファースト」を掲げ、「職員間の連絡は原則ビジネスチャットで行う」としている例もあるようです。我々にはどのようなルールが馴染むのかはよく検討する必要があると思いますが、最終的には「対面でのコミュニケーションは大切だし大事である」ということは忘れないようにしたいなと思います。

特にゲストの方とのやり取りだとメンション敬称問題が多数発生の模様です

（投稿者：ちゅん）

てんちょです。気が付けばもう9月。もう9月ですよ…。

日々の対応にも追われつつ、端末の更新作業を進めています。庁舎内をじわじわ進めながら、外の施設も少しずつですが手を付けることができました。今週はついに一番の難関になるのではないかと思っていた某施設へ。配備予定の端末数は33台。台数だけ見るとすぐ終わりそうな感じなんですが、個別にソフトウェアのインストールが必要な端末の台数が多く使用頻度も高いと思われるため、配備後すぐに使えるよう対応も必要でした。

今回、モニタを直接配送していただけることになり、運び入れたのは本体と外付けキーボード等の周辺機器のみ。庁舎から運び入れる場合は3往復は必要だろうと考えていたので大変助かりました。早速現地でモニタを組み立て、ある程度の台数が確保できた時点で順次本体の展開を進めました。作業もかなり慣れてきたこともあり、あらかじめ本体スタンドの箱のシールはまとめて切っておくなど、細かいことで作業スピードも向上。

初日は端末の展開作業で終了し、2日目はソフトウェアの展開作業。これまで人事異動などで入れ直しを行ったことのあるソフトウェアも多く、その際にインストーラをファイルサーバに保管してあったこともあり、思っていたよりもスムーズに作業が進みました。特にどこにあるのか担当者もわからなくなる証明書関係を、予め準備できていたので一気に作業を進めることができましたね。

即時対応できないソフトが1本ありましたが、大きなトラブルもなく2日間で無事に終えることができました。配備直後から早速ペーパーレスでの会議も実施され、Teamsもすでに活用され始めているようで、思った以上に使ってもらえているようでうれしいです。
次週は熊石の予定です。台数もそれなりにあり、運搬だけでもかなりの時間を要することになりそうですが、ここが終われば少し余裕が出そうです。まずはキッティングを頑張ります！

モニタが並ぶと一気に雰囲気変わりますね

（投稿者：てんちょ）

ども。
本日、てんちょ不在につき緊急登板、担当ちゅんです。

業務用PCの更新とあわせて全庁的にMicrosoft Teamsの運用を始めたのですが、新PCが徐々に行き渡るとともに、Teamsに関する問い合わせが増えてきました。
当初は「誰もTeamsを使わなかったらどうしよう」という不安であったり、「どうやって使うのかわからない」といった操作方法に関する問い合わせがあるだろうと想定していて、その対応としていろいろと準備も進めていたのですが、蓋を開けてみるとそんなレベルではありませんでした。

例えば、今日は「部外の施設管理人さんと連絡を取り合う手段としてTeamsを活用したい。ゲスト参加は認めているか」といった問い合わせや、はたまた「複数の部署を跨いで設置している委員会があるのだが、新規でチームを建てる権限がないので対応してほしい」といったリクエスト。今はまだ試行という形で「まずお試し利用してみましょう。職員全員がTeamsを利用可能になった時点で、使い方やルールなどについて説明します」として整理しているのですが、そんなに悠長にやっていては、早晩、管理不能に陥ってしまうのではないかという、まさに嬉しい悲鳴です。

Teamsに関して、すでに運用していらっしゃる複数の自治体担当者に直接連絡をして、ノウハウを教えてもらったりしています。その中で特徴的だったのは「Teamsに関してはあえて積極的に管理はせず、自由にやってもらっている」という自治体があったことです。
Teamsで日々やり取りされている情報はあくまでフロー情報であり、しっかりと保存しておくべきストック情報とは分けるという情報管理の考え方。業務の中でやり取りしている情報だからといって、すべてが行政文書には該当せず、あくまで業務上必要なコミュニケーションの一環として考えるので管理はしないのだという意見。かなり納得しました。

ただ一方で、利便性が飛躍的に向上しているという事実の裏側では、情報セキュリティのリスクもあわせて向上しているということは忘れてはいけませんよね。この「利便性とセキュリティのバランス」こそが情報セキュリティ対策の肝であり、難しいところです。私としては、できることなら「利便性に全振りしているかのような運用」ができればベスト、つまり裏側で動いている情報セキュリティの部分は何も意識せず安全かつ便利に使えるという環境を作ることができれば最高だな～と思っているところですが、これが難しいんですよね。

「使われないかも」なんて心配は杞憂でした

（投稿者：ちゅん）

ども。
暑い暑いと言いながらも、なんだかんだで夏が好きな担当ちゅんです。

先日、職員から「無線LANが弱くて業務に支障を来しているので何とかなりませんか」と問い合わせを受けました。当町では本庁舎、総合支所などほぼ全ての部署で、ネットワークは無線LANでの運用です。APの整備を行う前にはある程度サーベイも行っていて、今頃になってどこがエリア外なのかな？と思ったのですが、確認してみると、なんと「夜警員室」でした。

詳細を聞くと「全庁的にTeamsの運用が始まったので、庁舎管理部門と夜警員との間でTeamsによる情報共有を始めたが、電波が弱いのでうまくTeamsが開けない」ということのようでした。驚き。苦情の電話なのに「ありがとうございます」という謎の返答をするくらい、嬉しかったです。こちらからのアクションではなく、原課が自発的に、Teamsを活用して業務改善を図ろうとしていると。こんな風になればいいなと思い描いていたことが現実になったのです。

と、感慨に浸るのもこの辺にして、そのDX化の芽を「ネットワークの問題」で摘んでしまうことくらい残念なことってありません。「そのうち改善します」では、せっかくのチャンスを無にしてしまう、そんな気がしました。
なので、隣席てんちょとともに現場に急行。右手には300m巻きのLANケーブル、左手にはいつもの「釣り名人」。幸い、夜警員室の近傍にフロアスイッチを設置していたので、そのスイッチの空きポートをTagポートからUnTagポートに変更。さらにLANケーブルを天井裏に引き回すために、天井のジプトーンを剥がし、蛍光灯の灯具を外していきます。
何人かの職員が作業中に通りかかって「何してるんですか（笑）」「業者さんですか（笑）」と声を掛けられますが、すべてを誉め言葉と受け取りつつ、一心不乱で作業をしました。

結果、1時間後には夜警員室がLANのエリアとなりました。これを庁舎管理部門の担当者に伝えたところ「対応が早すぎます。実際に現場も見てきましたが、完璧です」と。どうしてこんなにスピーディな対応をしたかという理由は前述のとおりではあるのですが、まずは一安心。ただ、不意の配線作業はおじさん2人にはかなり堪えたのは紛れもない事実です。8月も終わろうとしている中で、汗だくになって燃え尽きてしまいました。

配線をしていたら、先客（別なケーブル）も通っていました。

（投稿者：ちゅん）

てんちょです。ちゅん氏が出張のためワンオペとなっております。台風が迫っている地域へ行っていますが、はたして無事に帰ってこれるんでしょうか…。

先日、「インターネットに接続できない」という問い合わせがありました。端末自体はインターネット環境にありますがネットワークはホワイトリスト形式で管理しており、通常のインターネット閲覧は仮想環境上のブラウザを公開アプリケーションとして展開し使用しています。いつも違和感なく意識しないで使用していますが、この3層分離を超えた4層目の環境ってセキュリティ面も考えられていてすごく使いやすいですね。

今回接続できなくなったというのは、この仮想環境側にある公開アプリケーションのブラウザでした。これまで大きなトラブルもなかったので、その存在を忘れかけていた管理コンソールを確認してみると、4台のサーバのうち2台でCPU/メモリ使用率が100%近く張り付いている状態。この環境になってから（βモデルへ移行してから）2年弱経っていますが、これまでにここまで高負荷になったこともなく、安定して稼働していました。それが突然高負荷状態が続き、動作が不安定になってしまったようです。

高負荷状態に陥ったサーバにリモート接続しタスクマネージャからユーザーのプロセスを確認してみたところ、数名がタブを大量に開きリソースを食いつぶしているような状態でした。いったい何をしているのかと確認してみたところ、共通していたのは「気象情報」を見ていました。どうも雨雲や風速を表示するサイトが内部で複数動き大量のメモリを使用、表示にもCPU処理で負荷をかけた結果、たった数名（おそらく4，5人）でサーバを高負荷に追い込んだようです。

普段は、ユーザーを分散して振り分けてくれるあのクライアント管理ソフトが優秀なのか、サーバの性能がいいのか、まったくと言っていいほど気にすることなく使用していたこの環境。まさかこんなことで不安定になるとは。こういう場合は、気象情報の閲覧をできるだけやめてもらうのか、滅多にあることではないのでそのままでいいのか、対応に困ります。

それぞれの状況を一目で確認できる管理ソフトがあると便利ですね。

（投稿者：てんちょ）