ども。
年度初めの多忙から疲労が蓄積している担当ちゅんです。

今年度、八雲町では全庁をあげてペーパーレス化に取り組みます。今までは、会議をやろうとなれば当たり前のように紙の資料を用意し、参加者はメモ帳とペンを片手に参加していましたが、そのスタイルもそろそろ終わりです。今度からはパソコンだけ持って会議室に行きましょう！という呼びかけを行っていきます。

その前提として必要となる条件を整えていくのが我々に課せられたミッションです。「デスクトップPCを使っているんですが」に対応するため、全職員のPC環境をモバイルノートに置き換えていきますし、「参加者全員に同じ資料を見せたいんですが」に対応するため、どの会議室にも大型モニタを常設し、PC画面はワイヤレスで転送できるようにします。「庁内で周知したいことがある」にはMS365導入によりTeamsの運用を開始しますし、「外部から紙が送られてくるのはどうするんだよ」に対しては文書管理システムの導入により電子決裁を開始する予定です。

そのくらいの覚悟でペーパーレスを進めていきますが、痺れるのはこれらのミッションはすべて令和6年度中に行うことが決まっているということ。「できるかどうかではない、やるのだ。」を合言葉に、とにかく前だけを向いて進めていくしかありませんが、私がこの部署に配属されて十数年、間違いなく最も多忙な1年間になるのは間違いなさそうです。

でも・・・。役場で長年働いていると、社会一般では当たり前になっているようなことでも「役場だから」という固定観念に捉われてしまいがちです。住民の方に何かの手続きをお願いするとき「メールでは受け付けられませんので郵送か持参でお願いします」みたいなことは身の回りにもあります。とにかく役場は「紙ファースト」なんです。でも、そのときに「どうしてデータではダメなんだっけ？」とは気にも留めず「前からそういうルールなので」と仕事をしてしまうことって、自分も含めて結構多いと思います。
今回のペーパーレス化の大改革、一番の難敵はその「固定観念」ではないかと思っているところです。いかにして紙ファーストから脱却していくか・・・難しいけどやりがいのある仕事だと思います。

紙には紙にしかできないことをやってもらいましょう

（投稿者：ちゅん）

てんちょです。今年度も引き続き情報担当になりました。よろしくお願いします。

今年度は新設の課があったので、せっかくなのでモバイル端末とモニタの配備を行うことにしました。モニタは在庫していたものを配備することなり、前使用者が貼ったテープ跡などもちゅん氏がきれいに剥がし、配備するだけの状態になりました。

辞令交付が行われ、各職員の方々へのパソコンを渡し終えてモニタを設置に行きました。モニタの電源をつなぎHDMIケーブルを…と思ったらモニタにHDMIがないんですよ。どうやらデスクトップPCに使用していたモニタだったらしくDP（DisplayPort）しかついていません。変換アダプタも在庫していないのでお手上げです。HDMIつきのモニタに変更しましたが、画面が少し小さいものになってしまいました。HDMIがついていると思ってましたが、思い込みはだめですね。

ところでDisplayPortの規格上の性能がいいのはわかるんですが、1080pの60Hzモニタに入力端子として使う理由って何なんでしょう。パソコン側がDPしかついていないような環境は、4K以上の対応だったり、ゲーミングPCなんかで240Hz出力する必要があったりと、いろいろ理由はあると思います。しかし1080p-60HzモニタがDPである必要がどこにあるんでしょう。たしかDPはデイジーチェーン対応していたので、そのためにDP接続なのかと思いましたが、DPも1ポートのみ。ほんと謎です。

変換アダプタで対応できるので価格の安いHDMI-DVIアダプタ買えばいいんですが、もう統一して欲しいですね。個人的にはPCへの給電もできるのでType-Cが普及してくれるといいなと思います。しかしType-C対応のモニタまで増えるとさらに混乱しそうです。

ちらっと見たらHDMIだと思うじゃないですか

（投稿者：てんちょ）

ども。
自治体職場にとっての大晦日を迎えましたね、担当ちゅんです。

さて、先般、当町が発祥の地である「木彫り熊」の100周年記念イベントが開催されました。今後1年間かけて行っていく各種イベントのキックオフとして、名古屋市の河村たかし市長をお招きしてのスペシャルなトークイベント。我々はYoutubeでのライブ配信を頼まれており、その任についておりました。

数々の経験を積んできた我々にとって、今やYoutubeでのライブ配信には何ら難しいことはないのですが、今回の不安要素としては唯一「町の施設ではない会場のネットワークを利用する」という点。会場にあるFreeSpotのルータから有線LANで回線をお借りするのですが、これが無事に動くかどうかの勝負です。

一応、事前に速度を測定してみて、下り80Mbps/上り50Mbpsくらい出ていて、これなら特に支障ないなと確認はしていましたが、やはり人様の回線を使っての配信は緊張します。OBSを起動し、カメラを接続。イベント開始5分前から配信をスタートし、よしよし。無事にYoutube側にデータ転送が始まりました。ここまで来たら後は簡易なカメラ操作くらいでPCに触る必要はほとんどない・・・はずだったのですが。

イベントも終盤に差し掛かったころ、PCの通知画面に「OBSは再接続しています」というメッセージが表示されました。OBSを確認すると、最も恐れていた転送速度0Mbpsの表示。ネットワークが完全にダウンしていました。
急ぎルータを再起動するもなかなか通信は復活せず、久しぶりに冷汗が額を滑り落ちていきます。数分後、ようやくネットワークが回復するも、途中で中抜けしてしまった動画はどうすることもできません。とても残念ですが回避は難しかったです。
しょんぼり職場に戻ってアーカイブで問題の箇所を確認。ですが、ここで奇跡！OBSはどうやら通信が回復すると途切れていた部分も後から転送してくれるようで、リアルタイムでは途切れていた部分も、ちゃんと見ることができました。ギリギリのところで救われた気分です。

そして、こういうトラブルも、貴重な経験として自分たちの糧になっていくのだろうと思います。今回の件で得た教訓としては「事前に不安に思ったことは本番では当然のように現実になる」でしょうか。いわゆる「フラグ回収」という現象かと思いますが、しっかりと肝に銘じておきたいと思います。

当日のライブ配信アーカイブをご覧になりたい方はこちらからどうぞ。

（投稿者：ちゅん）

てんちょです。疲れが抜けないので某にんにく系サプリに手を出しました。効いてる気がします。

気が付けば年度末目前となっていました。昨年は私は初の年度変更作業でしたが、ちゅん氏が不在、びっく氏が異動、年度初めに統一地方選、と年度末業務以外の要素がたくさんあり、気が付けば終わっていた感じでした。今年度は他のイベントごともなく、無難に変更作業に集中できそうです。

昨年も異動の多さに驚きましたが、今年も異動に伴って端末の配備とソフトウェアの個別インストールは多そうな感じです。すでに何件か「異動になるのでこのソフトを別な職員の端末に…」という相談が来ていますが、何年も前に入れただけでインストーラが残っていないものもあり、個別対応に苦慮しそうです。このあたりはとりあえず４月に入ってから対応しようと思います。

ちゅん氏と業務を分担して作業を行っていますが、ちゅん氏がPlannerを使用して分担リストを作成してくれました。Microsoft365を導入したときにテストで触っただけでしたが、今回初めてまともにPlannerを運用してみたところSharepointのリストやExcelの共有よりも進捗状況が視覚的に把握しやすくて便利！

せっかくPlannerが便利なことがわかったので、新年度とともに始まる端末の使用開始対応も、FormsでもらってTeamsへの通知やPlannerへの登録までPowerAutomateで登録とやってみたいんですが、そこまで手を出せるか。端末を配備した際は電話で連絡をもらい、ショートカット配置やプリンタの設定をリモートで行っていましたが、Formsでもらって順次こちらから連絡するほうが楽な気がします。Formsは作ってみたので余裕があれば土日にPowerAutomateで作ってみようかな。

Plannerに可能性を感じました。これは普段から使えそう。

（投稿者：てんちょ）

ども。
いよいよ令和5年度も最終週、3月31日が日曜であることに安堵している担当ちゅんです。

数年前までは紙で処理していたような業務も、次々にシステム化されて職場での業務はかなり効率化が図られました。令和5年度でいえば職員の出退勤や休暇申請などを処理するための勤怠管理システムが本格導入となり、来年度からはいよいよ文書そのものを電子化する試みやMS365への完全移行も始まります。

が、その裏側で「ちょっとこれはヤバいのではないか」と思っているのが「アカウントの更新作業」です。システムが導入されると、それにログインするためのIDとパスワードが必要となります。多くのシステムではユーザー情報を管理するための管理画面が用意されていて、CSVファイルなどを用いて一括で情報を更新するような仕組みが備わっています。しかし、そのCSVファイルのフォーマットはシステムごとに異なっていて、結局のところ個々の更新用ファイルを用意するために多くの時間を要しているというのが実態です。

そして、その更新はいつ行うかといえば、3月31日の業務終了後から4月1日の始業時までの間ということになります。職員の退職、新規採用から始まり、人事異動に伴う所属替えなどをすべて反映しなければ新年度を迎えられないという過酷なミッションです。
で、昔から思っているのですが「CSVをあらかじめセットしておいて、指定の日時になったら適用するタイマー機能」ってなんで搭載されてないのかなあと。こういうのが標準で用意されていれば、あらかじめ準備だけしておいて当日を平穏に迎えられる気がします。

そんなことを考えていて、やはりこれからは認証のところを抜本的に見直していかなければならないなと。これまでのようにシステムが増えるたびに管理しなければならないIDとパスワードが増えるという考え方では早晩破綻するのは目に見えています。そうならないうちに「どうすればアカウントを統一できるのか」については来年度以降の課題として考えてみたいと思います。

これを処理するRPAを導入っていう手もあるけど、何か根本的に違う気がします。

（投稿者：ちゅん）