てんちょです。夜になると発熱する謎の体調不良が続いています。疲れ？
3月もあっという間に過ぎ去り今年度も残り7営業日ほどとなりました。引き続き更新の準備を進めています。係によっては人数が増えるところもあり、今年度行った端末更新でこれまではなかった”周辺機器の配備”という業務が発生しました。近場であれば周辺機器の保管場所から持っていくだけなのですぐに設置できますが、遠方の施設となるとちょっと計画的にやらなければ間に合わなくなりそうです。
そんな年度更新の作業を行いながら、とある手続きのオンライン化を進めています。利用申請書を毎回記入して提出する必要があるらしく、利用する側は不便だろうなと以前からちょっと思っていた手続きです。他にも気になっている手続きがありましたが、ちょっときっかけがあったのでこちらからオンライン化しませんかと声をかけてみました。
申請は様式が決まっているということで、単に受付をフォーム化して入力してもらえればいいというわけにもいかないようだったので、簡易申請機能（HARPフォーム）を使用して入力内容を様式に出力するようにしました。Excelの様式を用意しておけば、入力された内容がPDFで出力できるので、元の様式さえ用意できれば簡単にフォーム作成できるのでかなり便利です。
実際フォームの作成はすぐにできましたが、すぐに運用開始！とはならず、先に登録用のフォームが必要になりそうだったり、オンライン用に文章を変更する必要がありそうだったりと細かいところを調整していく必要がありそうですが、これ以外にも紙だけでの受付をやっている業務が多々ありそうなので、来年度は受付だけでもオンライン化していきたいですね。
こういうのは受付側も楽になるように工夫も必要ですね
（投稿者：てんちょ）
