ども。
9月に終日空いているスケジュールがなくなった担当ちゅんです。
今年度から全庁的にTeamsの運用を始めていることについては以前から話題にしているとおりなのですが、徐々に色々なことがわかってきました。その中でとても気になっていることが、今日の記事のタイトルにもあるとおり、メンションに「様」は必要なのか？ということです。
まずもって「メンション」って何？という話ですが、Microsoftのサイトでは「メンションは、チャネルでの会話やチャット投稿時に、「@」の後ろに対象となる人の名前やチーム、チャネル名を入力することで、特定の対象に通知を行う機能のことです。相手にいち早くメッセージに気付いてもらいたいときや、メッセージが埋もれがちな場合などに活用するとよいでしょう」と書かれています。
そのとおりの機能で、メンションを上手に使うことがTeamsを活用するうえでの最大のポイントと言っても過言ではないと思っています。
ですが、メンションを送るとき、例えば「@八雲太郎」と表示されるのが相手を呼び捨てにしているようで失礼ということで、わざわざ「@八雲太郎 様」と様を追加して投稿される方がかなり多い印象です（自分もです）。手紙や電子メールなどで「〇〇 様」とする礼儀と同じであると考えれば、それは正解のような気がしますが、あくまで「メンションという機能を使っている表示であり呼び捨て行為ではない」と考えれば、いちいち「様」を入力するのは非効率なだけではないかと思うのです。
こんなことを同業者の仲間内で話していると、ある方から「なら最初に言えばいいだけだよ」とアドバイスが。なるほど、かなり早い段階で「このチーム内ではメンションに敬称を付けるのはやめましょう」と書き込んでしまえば、以後考える必要はないですね。
加えて「コミュニケーションポリシーを作ってみては」とも。これは、今回疑問に感じたメンション敬称問題に加えて、例えば「いつもたいへんお世話になっております」といった儀礼の挨拶も不要で、チャットツールでは本題の要件のみを単刀直入に伝えることなどをルールとして定めるというもの。こうしておくことでツール利用時に迷うことなく効率よくやり取りできるよ、と。大変参考になりました。
先行している自治体の中には、コミュニケーションの基本的な考え方として「チャットファースト」を掲げ、「職員間の連絡は原則ビジネスチャットで行う」としている例もあるようです。我々にはどのようなルールが馴染むのかはよく検討する必要があると思いますが、最終的には「対面でのコミュニケーションは大切だし大事である」ということは忘れないようにしたいなと思います。
特にゲストの方とのやり取りだとメンション敬称問題が多数発生の模様です
（投稿者：ちゅん）
