Teamsの運用について考える

ども。
本日、てんちょ不在につき緊急登板、担当ちゅんです。

業務用PCの更新とあわせて全庁的にMicrosoft Teamsの運用を始めたのですが、新PCが徐々に行き渡るとともに、Teamsに関する問い合わせが増えてきました。
当初は「誰もTeamsを使わなかったらどうしよう」という不安であったり、「どうやって使うのかわからない」といった操作方法に関する問い合わせがあるだろうと想定していて、その対応としていろいろと準備も進めていたのですが、蓋を開けてみるとそんなレベルではありませんでした。

例えば、今日は「部外の施設管理人さんと連絡を取り合う手段としてTeamsを活用したい。ゲスト参加は認めているか」といった問い合わせや、はたまた「複数の部署を跨いで設置している委員会があるのだが、新規でチームを建てる権限がないので対応してほしい」といったリクエスト。今はまだ試行という形で「まずお試し利用してみましょう。職員全員がTeamsを利用可能になった時点で、使い方やルールなどについて説明します」として整理しているのですが、そんなに悠長にやっていては、早晩、管理不能に陥ってしまうのではないかという、まさに嬉しい悲鳴です。

Teamsに関して、すでに運用していらっしゃる複数の自治体担当者に直接連絡をして、ノウハウを教えてもらったりしています。その中で特徴的だったのは「Teamsに関してはあえて積極的に管理はせず、自由にやってもらっている」という自治体があったことです。
Teamsで日々やり取りされている情報はあくまでフロー情報であり、しっかりと保存しておくべきストック情報とは分けるという情報管理の考え方。業務の中でやり取りしている情報だからといって、すべてが行政文書には該当せず、あくまで業務上必要なコミュニケーションの一環として考えるので管理はしないのだという意見。かなり納得しました。

ただ一方で、利便性が飛躍的に向上しているという事実の裏側では、情報セキュリティのリスクもあわせて向上しているということは忘れてはいけませんよね。この「利便性とセキュリティのバランス」こそが情報セキュリティ対策の肝であり、難しいところです。私としては、できることなら「利便性に全振りしているかのような運用」ができればベスト、つまり裏側で動いている情報セキュリティの部分は何も意識せず安全かつ便利に使えるという環境を作ることができれば最高だな～と思っているところですが、これが難しいんですよね。

「使われないかも」なんて心配は杞憂でした

（投稿者：ちゅん）

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