ども。
6月～7月の予定が謎に混雑している担当ちゅんです。スケジュール管理は慎重にやらないと。
自治体DXの一環として、庁舎内におけるペーパーレス化の取り組みを進めています。なんでもかんでも紙が悪いというつもりはないし、私自身、紙は好きなのですが、やはり業務の中で物理的に紙が行き来する状況というのは効率がいいとは言えませんよね。さらに言えば、現在進行中の新庁舎の建設・移転の課題ではそもそも書庫が少ないという課題もあって、この取り組みは避けて通れないものになっています。
そんな中で、昨年から続けてきたのが「会議室という会議室にモニタを設置しておく」という取り組みと、「PCを持ち運びが容易なモバイルノートに変更する」という取り組み。これに加えて、本年度は文書管理システムを導入して、決裁は原則電子で行うものに変更していきますし、日々の業務ではMicrosoft 365を導入することでTeamsによるコミュニケーションも開放していきます。
このように様々な取り組みを複合的に行っていくことで、徐々にペーパーレスに近づけていこうとしているところなのですが、最近は会議を開催しても、自然とPCを持ち寄るようになってきていると感じます。それどころか、職員から「〇〇室では業務用のWi-Fiが利用できないので会議ができない。何とかならないか」といった、今までだったら信じられないような問い合わせまで来るようになりました。
結局のところ、小さなことの積み重ねでしか大きなことはできないわけで、日々、コツコツと種をまき、水をやってきたことが、ようやく開花し始めたような、そんな気分になっています。ペーパーレスに関して言えば、やはり最終的には職員の意識を変えてもらうことが重要ではあるのですが、その前提となる環境整備は必須。いくら「紙を使わずに会議をしてほしい」とお願いしても、「そもそもデスクトップPC使ってるんですけど」とか「会議資料を投影するモニタがない」「ネットワークが不安定で資料をダウンロードできない」などなど、あらかじめ想定できるトラブルってあると思います。こういうことを事前にどこまで解決しておけるのかが勝負だと思っています。
最大のミッションは「電子決裁」だと思っています
（投稿者：ちゅん）
