ども。
1ヶ月くらい続いた出張ラッシュも終わり、じっくり腰を据えて業務に邁進する担当ちゅんです。
そんなラッシュのトリは「北海道電子自治体共同運営協議会（HARP協議会）企画運営部会」でした。毎回ですがかなり濃い内容の議論をするため、軽い気持ちで参加することが許されない会議。今回もあらかじめ議案が送られてきていたので事前にじっくりと読み込み、会議の場で発言したいことなどを考えながら札幌に向かいました。
今回の会議では「共同利用型の電子申請システム（オンラインフォーム）の利用拡大」が議題となったのですが、私としてはなかなかコレという結論が出せずに考え込みました。議論の中で「フォームを有効活用すればかなり業務効率が上がるのに、使わない組織（職員）は何がネックで使わないのだろう」という話題になり、「そもそもシステムの存在を知らないのではないか」「知っていても使い方がわからないのではないか」「それとも別なところにハードルがあるのか」など、色々意見は出されるものの、そもそも普段からフォームをガンガン使っている人たちばかりが集まっている部会なので、そこははっきりとした理由がつかめず。ある意味では当たり前かもしれません。
私としては「フォーム以前に、日々の業務の中ではまだまだ紙に手書きでFAXという場面にも出くわすし、もう少し進んでもExcelに入力してメール添付みたいな部分も多いんだよなあ」とぼんやり考えていました。フォームを使えば一瞬で集計が終わるのですが、なぜ、あえて紙やExcelにこだわるんだろう・・・と。もしかしたら、依頼する側が相手の環境を過度に考えすぎて「フォームを使えない人がいたら困るから確実に紙で」という構図じゃないかなとも思ったわけです（もちろんフォームのフの字も頭に無いっていう状況もあろうとは思いますが）。
同じような話で、昨今は自治体DXを進めていくうえで「スマホ（ネット）を使えない町民はどうするのか」といった壁にぶつかることが多いです。各種手続きをオンライン化したり、町からのお知らせをLINE配信したりと様々な取り組みを行っているのですが、その時に考えることと似ているような気がします。そういう時に私は「様々な手段の中の一つがオンラインフォームでありLINEなのであり、これまでの手段にプラス1するだけ」と説明しています。従来から行っている手段はそのまま継続しつつ、さらに便利な方法を提供しているに過ぎないという考え方。便利なのであれば必然的にそちらの方が利用されるようになるわけですし、その結果を見て「やはりまだ紙は必要だ」となるのか、それとも「もうフォームだけで十分だ」となるのか。そういう話のような気がします。
と、このように一筋縄では解決できない課題を考えあい、今回も非常に（疲れましたが）有意義な議論ができたと思っています。自治体の情シスとしては難しい局面が続きますが、仲間と手を取り合いながら一歩一歩確実に前進していくしか道はないのだろうなと思った、今回の出張でした。
八雲町ではオンラインフォームをばっちり活用中です。
現在、新幹線の新駅デザイン案のアンケートをやっていますのでぜひ投票ください！
（投稿者：ちゅん）
