ども。
大林檎で良いのかどうか迷いが生じている担当ちゅんです。
タイトルのとおり、本日は新しいグループウェアの機能・操作説明会を開催しました。本庁舎を皮切りに、公民館、熊石総合支所と説明会が続きます。
思えば、本年は何かとリプレイスの多い年です。4月の総合行政（基幹系）に始まり、7月にはWebメール、そして10月にはグループウェア。ここまで次々とシステムを変更してしまうと、まるで「別な役場」になってしまったような錯覚を起こします。とりわけ、情報部門では、7月のWebメールの裏側でHyper-Vの仮想サーバが導入され、ファイルサーバやDNSサーバ、ウィルス対策サーバなど一式が全て更新されているので、なおのことそう感じます。
システムが変わるたびに、職員向けの説明会を開催することになりますが、それと同時に必要となるのが「マニュアルの作成」です。
一般的に、システムのマニュアルといえば、分厚い本のようなものを想像されると思いますが、私たちが作成するマニュアルはほんの数ページ、多くても十数ページです。いかに必要なものだけを簡潔に、かつ不足なく説明できるかという点に技術が求められます。細かな機能は「使っていく中で徐々に浸透すればよい」という考え方のもとに立っていて、説明を受けた職員が、なるべく難しいと感じないよう、用語や表現方法にも工夫をしています。
そんなマニュアル・説明会は一部の業者さんから好評です。先日は「勉強させてください」と某社が説明会を見学されましたし、本日は説明会に同席されていたシステム開発元の営業さんからも「分かりやすかった」とお褒めの言葉を頂戴しました。
もしかしたら、製作側とユーザー側では、システムを見る「視点」が違うのかもしれません。「新たな発見がある」という話も多く、現場の声というのはやはり貴重なもののようです。
H社のYさん、Kさん、わざわざご足労いただきありがとうございました。
（投稿者：ちゅん）
