ども。
３月中旬というのに大雪です。除雪で息切れしてしまう担当ちゅんです。
先日、少し話題にしていた電子申請の続きです。
町では、職員が使うUSBメモリーなどを全て登録（認可）制としています。私物など無届のUSBデバイスをPCに差し込んでも、使うことができないという仕組みです。この認可は最長１年間という取り決めがあり、年度をまたぐことができません。要するに、3月31日になると、更新手続きをしていないデバイスは、一斉に利用不可能な状態になってしまうというわけです。
従来の方法で更新手続きをとろうとすると、どうしても「紙」による届出が必要となってしまいます。利用届の様式は電子データなのに、それをいちいちプリントアウト。受け取る側も、次々に届く書類の整理に追われます。
一方で、世間一般ではウェブによる申し込みというのは至極当たり前の時代です。今回、こうした事務を電子化することで、どのくらい効率が上がり、どのくらいスムーズに業務が行えるのか、実験の意味も含めながら「電子申請」を試してみることにしました。
今回は、北海道電子自治体共同システムで運用されている「簡易申請機能」を用いています。詳しい使い方はここでは省略しますが、ほんとうに簡単に入力フォームを作ることができました。
所属・氏名のほか、利用目的など必要事項をPCでフォームに入力していくだけで、手続きを終了することができます。これまでのように、印刷したり郵送したりする手間は一切ありません。
申請フォームの作成があまりに簡単だったので「こんなことなら早くこうしておけば良かった」と一瞬思ったのですが、思わぬところに落とし穴。実は、業務の方法を取り決めした「要領」の改正が必要だったのです。
要領には「利用するには別紙様式により届出が必要」とあったため、これを「電子申請もできる」と改めなければ、利用できなかったのです。今回の場合は内部的な要領だったので改正は容易でしたが、条例や規則になるとそうもいきません。便利だからという理由だけでは安易に導入できない点が、電子申請がいまいち普及しない原因のひとつのような気がします。
まずは今回の業務がどんな感じで進められるのかを体験して、今後普及促進できるかどうか検討していきたいです。
電子申請の場合、押印できないという課題もありますね。
（投稿者：ちゅん）
