紙ファーストからの脱却

ども。
年度初めの多忙から疲労が蓄積している担当ちゅんです。

今年度、八雲町では全庁をあげてペーパーレス化に取り組みます。今までは、会議をやろうとなれば当たり前のように紙の資料を用意し、参加者はメモ帳とペンを片手に参加していましたが、そのスタイルもそろそろ終わりです。今度からはパソコンだけ持って会議室に行きましょう！という呼びかけを行っていきます。

その前提として必要となる条件を整えていくのが我々に課せられたミッションです。「デスクトップPCを使っているんですが」に対応するため、全職員のPC環境をモバイルノートに置き換えていきますし、「参加者全員に同じ資料を見せたいんですが」に対応するため、どの会議室にも大型モニタを常設し、PC画面はワイヤレスで転送できるようにします。「庁内で周知したいことがある」にはMS365導入によりTeamsの運用を開始しますし、「外部から紙が送られてくるのはどうするんだよ」に対しては文書管理システムの導入により電子決裁を開始する予定です。

そのくらいの覚悟でペーパーレスを進めていきますが、痺れるのはこれらのミッションはすべて令和6年度中に行うことが決まっているということ。「できるかどうかではない、やるのだ。」を合言葉に、とにかく前だけを向いて進めていくしかありませんが、私がこの部署に配属されて十数年、間違いなく最も多忙な1年間になるのは間違いなさそうです。

でも・・・。役場で長年働いていると、社会一般では当たり前になっているようなことでも「役場だから」という固定観念に捉われてしまいがちです。住民の方に何かの手続きをお願いするとき「メールでは受け付けられませんので郵送か持参でお願いします」みたいなことは身の回りにもあります。とにかく役場は「紙ファースト」なんです。でも、そのときに「どうしてデータではダメなんだっけ？」とは気にも留めず「前からそういうルールなので」と仕事をしてしまうことって、自分も含めて結構多いと思います。
今回のペーパーレス化の大改革、一番の難敵はその「固定観念」ではないかと思っているところです。いかにして紙ファーストから脱却していくか・・・難しいけどやりがいのある仕事だと思います。

紙には紙にしかできないことをやってもらいましょう

（投稿者：ちゅん）

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