オンライン共同編集の威力

ども。
12月も後半に入り、慌ただしさが増している担当ちゅんです。

新型コロナ対策として18歳以下への10万円給付をはじめとして、様々な施策が目まぐるしいスピードで行われようとしています。我々情報部門は直接の担当部署ではないものの、例えばマイナンバーによる他自治体への情報照会（情報提供NWS）などの業務では文字通り「後方支援」を行っているところです。

今現在も国会審議が続いている状況ではありますが、国からは未定稿のFAQなども送付され、事務方の準備は着々と進められています。しかしながら、多くの情報から「何をどうすべきか」を読み解いて理解して進めていくには、1人の力ではなかなか勢いよく進められません。他の自治体の情報担当とも連絡を取り合いながら「ここはどう理解すればいいか」「こういうパターンだとどんな処理になるか」など、細かい部分を相談しながら進めています。

そうした中で、とある同業者から「Googleドキュメントに情報を整理して共有したのでみんなで編集しながら進めよう」と提案がありました。アクセスしてみると、そこには「匿名ラマ」や「匿名アリクイ」がドキュメントを編集している様子がリアルタイムで表示されており、まるで情報担当者が10倍に増えたかのようなスピード感でドキュメントが更新されていきました。
GIGAスクールではお馴染みのGoogle Workspaceですが、複数人が同時アクセスして同時編集することの威力をまざまざと見せつけられ、思わず「こういう時代ですか」と感嘆の声が漏れました。

自治体では内部で様々な部署が分野ごとに異なる仕事をしていて、そこが連携しあうことで仕事は成り立っています。しかし、外部で自治体どおしが連携しあって同時進行で仕事をする状況というのはあまり機会がありません。特に情報部門の職員は各自治体に数名（もしくはゼロという場合も）しかおらず、その担当者は孤独を感じながらもそれぞれの職場で奮闘されている状況です。今回のように、多くの職員が一つのドキュメントを同時に確認しながら意見を出し合って仕事が進められれば、これまで1週間かかっていたことが1時間で終わる可能性もあるんですよね。
今、職場では自治体DXの取り組みが進められていますが、こうした自分自身の実体験もバックオフィスのDXにつなげられないか、ヒントが得られたような気がしています。

オンライン上でこれをやれる時代になっています

（投稿者：ちゅん）