ども。
突然の出費に頭が痛い担当ちゅんです。
さて、今年度はどうも色々なシステムが変更となる年だったようです。7月から運用を開始した「メールの集中管理」に続き、今度は職員が利用しているグループウェアをクラウドタイプの新しいシステムに移行することとなりました。
当町が利用してきたグループウェアは、実は旧熊石町が導入していたシステム。平成17年に旧熊石町と旧八雲町が町村合併した際、旧八雲町ではグループウェアが導入されておらず、旧熊石町が使っていたグループウェアに「参入」したという話を聞かされています。旧熊石町がグループウェアを導入したのが平成15年頃だったと記憶しているので、10年以上も稼働（と言いながら、途中で1回バージョンアップはしています）していることになります。
商品名は伏せておきますが、当初はFの系列会社が販売していたと思うのですが、いつの間にやら会社名が変わり・・・。ググってみると「廃版」なんていう噂も。でも、かなり使いやすいシステムで、これまでほぼノートラブル。職場内に浸透し、職員間の連絡事項はほぼペーパーレス状態にまで持ってくることができました。
――それをなぜ、更新するのか。やはり大きいのは「クラウド」です。これまでは自庁舎にサーバを構築してきましたが、この場合、システムのライフサイクルが「ハードウェア」にも依存してしまいます。どういう意味かというと、システムとしてはまだまだ使えるのに、肝心なサーバが耐用年数経過により使用できなくなってしまう、それに伴ってソフトウェアも更新しなければならないという、悪循環になってしまうのです。数年おきにドンと費用負担が発生するせいで、トータルすると「燃費が悪い」状態となります。
一方で、クラウド型に乗り換えると、サーバ機器のことを考える必要がなくなり、単純に「ソフトウェア」のことだけを考えていればよい、ということになります。
それだけではなく、例えば災害に強いとか、バックアップが万全とか、メリットを上げ出すときりがありません。トータルで見れば、結果としてコストも下がります。
唯一？と言っていいかもしれないデメリットは、乗り換える際に使い慣れたシステムを手放す労力の大きさでしょうか。これについては後日、職員向けの説明会を開催することで解決をはかるべく、現在鋭意準備中です。サーバ室からどんどんサーバが無くなっていきます。このことで「電気料金」だってかなり削減されていると思います！
この使い慣れたグループウェアもあと20日程度で終わりです
（投稿者：ちゅん）
