ども。
うっかりブログの日を飛ばしてしまった担当ちゅんです。メンゴ。

少し前の話になるのですが、職場のペーパーレス化推進の一環として「FAX」のことを調べました。私自身、プライベートで利用することは皆無のFAXではあるのですが、職場ではごくたまに送られてきます。ほとんどがセミナーの案内やPC端末の特価情報のようなDMなのですが、中には「自治体DXセミナー」の申込用紙が送られてきて、一体何の冗談かな？と。まあ、それは別な話ですが、とにかくFAXについては今でも需要があるのは間違いありません。

ですが「10年後、20年後も今と変わらずに使われていると思うか」と聞かれたら、ほとんどの人が「そうは思わない」と答えるのではないでしょうか。職場のペーパーレス化を進めていくうえで、どうしても議論の俎上に上がってしまいがちなFAX。でも、「廃止」とはなかなか言い出せない、難しいFAX問題。であれば、まさに今、このタイミングで仮にFAXを全部廃止したとしたら、業務にどのような影響が出るのだろうと思い、（おそらく）職場では今まで誰もやったことがない大胆な調査を実施してみました。

※ちなみに、東京都庁さんはすでにFAXレスの取り組みを進められています。さすがです。
note：都庁ってまだFAX使ってるんですか？と、言われないために。

そして。その結果から言えば「FAXの廃止は困難」となりました。

「すぐに廃止しても支障はない」という回答と「廃止は困難」という回答が、ほぼ半々。困難な理由として各部署個別の事情はあるのですが、多くに共通しているのは「電子メールだと基本は1対1での情報発信となるので、相手がメールを開かないと情報を伝えられない。FAXだと物理的に紙が出てくるので誰かが見てくれるという意味で速報性が高い」と。なるほど、だから道路の通行止め情報やヒグマの出没情報なんかはFAXで送られてくることが多いのですね。FAXは「自動印刷機能付き」であることがメリットであると。

次いで多いのは「相手からFAXでの送信を指定されている」「相手がメールを使えないのでやむなくFAXしている」といった、受け手側の事情。これについては、日頃から「目的を達成するために多種多様な手段を組み合わせてほしい。選択肢は広く用意すべき」という思いもあり、相手の事情がそうなっているのであれば、こちら側の考えだけで無理やり廃止するのは違うのだろうと。ただ、いつかの時点で「もう大丈夫」となる日が来るでしょうから、そのタイミングで廃止を検討することになるでしょう。

そんなわけで、今すぐにはどうすることもできない機械であることは十分理解できたのですが、それであれば次の一手。どうやら世の中には「インターネットFAX」なるサービスがあるということがわかったので、少し調べを進めています。一方で「今の時代にFAXに対して新たなアプローチをするのはどうなのか」というそもそも論もあって、個人的には葛藤しています。便利な道具であることは間違いないですし、本当に難しい課題です。

職場でのアンケート調査にもフォームが使えるのでとても楽です

（投稿者：ちゅん）

てんちょです。新年度に入っての慌ただしさはいったん落ち着いたかに思えましたが、今週に入り再び庁舎内を歩き回る日々となりました。さらには自分の事務作業にも追われています。年度初め・月初は特に多いので、日中の慌ただしい中では中々終わりません…。

そんな月初に行っている作業の中に、「FREESPOT利用状況調べ」というものがあります。これはFREESPOT協議会の管理機能を利用して、町で管理しているFREESPOTの利用時間や利用人数を記録しており、運用開始の2011年から毎月集計して年度ごとに記録している（所々集計漏れがありますが）もので、代々引き継がれている作業です。私もこれを引き継ぎ、毎月集計作業を行っていましたが、記録するだけでほとんど見ることありませんでした。

4月に入ったので3月分の集計を行い、令和6年度の利用状況が確定。いつも通り実績表が保存されているフォルダに過去分とともに保存しました。保存し終えたところで、なんとなく過去実績が気になって平成31年度のファイルを開いてみました。すると令和6年度、平成31年度から利用時間が3割も伸びています…。そんなに伸びているとは思ってもいなかったので、さらに気になってしまいさらに過去のファイルも全て開いてみたところ、どうも年々利用時間が伸びているような…。

せっかく過去分を全て開いたので、合計値の部分だけ抽出して一覧にしてみました。間違いなく毎年利用時間が伸びています。利用人数に関しては2020年に大きく減っていますが新型コロナウイルスの感染拡大の影響でしょうか。それでも2021年以降には回復傾向で、利用時間・延人数は令和6年度が過去最高となりました。しかも前年から1割アップですよ。

個人的には仕事や家族での外出でデータ通信が激しく増えたことで使い放題のプラン以外の選択肢がなくなってしまい、最近はFREESPOTを利用する機会はほとんどなくなりました。なので「むしろ利用者は減っているのでは？」くらいに思っていましたが、まだまだ需要が多いということがわかりました。観光で八雲町内を訪れた際に利用いただいているのか、子供たちが集まってゲームをやっているのか、施設を利用した際にスマホの利用などでつかっているのか、今度は用途も気になってきますね。

これからは毎年合計値の比較もやってみようと思います。

（投稿者：てんちょ）

ども。
年度初めの慌ただしさがようやく一段落してきた担当ちゅんです。

その慌ただしさの中で、当町では4月1日から「電子決裁（文書管理）」がスタートしました。
私自身、行政経験が20年を超える中で、「役場で仕事をする＝紙を使って決裁」ということが当たり前のことのようになっていましたが、このような時代が来るとは、数年前には想像もできませんでした。道内の先進自治体を視察させてもらってから足掛け3年、ついに実現できました。

運用が始まり、正直、最初は違和感がありましたが、私自身、2日もしたらすっかり環境に慣れました。というより「今まで紙だったのは何だったんだ」のレベルです。まるで電子メールを受信するかのような感覚で自分宛ての承認依頼が届きます。それをPCで開いて、画面上で内容を確認。問題なければ「承認」を実行すると次の承認者に瞬時にデータが飛んでいきます。我々の部署にはこの時期特に他部署からの「合議」の依頼が多いのですが、この合議を行う際に設定で「同報」が選択されていれば、職位に関係なく、一斉に、並列で決裁が進みます。こういうことは紙では絶対に不可能ですし、デジタルならではのメリットだと思います。

また、八雲町は旧八雲町・旧熊石町の両地域が峠を挟んで車で40分ほど離れた場所にあり、これまで双方を行き来させていた書類が無くなることでの業務効率化は計り知れないものがあると思います。今までは通勤する職員が朝と夕方に書類の運搬をしていて、どうしても地域を跨ぐ必要のある決裁には時間がかかっていました。実際に、熊石総合支所の職員からは「もう決裁が終わった！」という驚き＆感動の声も届いていました。

導入作業を進めている中では「職員から使われなかったらどうしよう」と、利用率が低調になることも心配していたところでしたが、そんなことは杞憂でした。便利なものは歓迎される、それだけのことだと思います。ただ、やはりどうしても切り替えのタイミングでは今までは不要だった労力が余計にかかるのは致し方ありません。ですが、それよりも「便利になった」の声が多いような状況で、日々の業務で多忙の中でも柔軟に対応されている職員の皆さんに感謝と敬意です。

一つの大きなプロジェクトが無事に運用に乗ったところで、次ですね。たぶん、早晩「出張先からも文書管理で決裁をしたい」といった、外部からのアクセスを望む声が出てくるのは容易に想定できることですので、技術的にどのような方法でそれを実現していくか。一つの山を越えたら、その先にまた大きな山がある感覚ですが、ここまで来たらチャレンジあるのみです！

起案用紙も電子決裁のものに変わりました

（投稿者：ちゅん）

てんちょです。恒例の年度末業務は思っていたよりも早く終えることができましたが、新年度に入ってからが本番でした。もはや年度初めからの記憶もすでに曖昧…。

ということで年度末の諸々のアカウント変更は21時終了を目標に終業時間とともに作業開始。Teamsに作成したタスクリストを確認しつつ、ちゅん氏と手分けしながらADの権限変更から各種アカウントの登録変更作業、そして今回から新たに加わったM365関連の変更を行い、予定通り21時に作業完了となりました。ある程度前準備ができてたこともありますが、やっぱりタスクリストで管理するのは効率いいですね。

翌日新年度に入って初日から「異動により担当者が変更になったのでシステムの入れ替えをしてほしい」とのことで、リモートで対応しようとしましたが、話を聞いてもどのソフトのことなのか本人もよくわかっていない状況で、どれをインストールしていいのかわからない…ということでいきなり外勤することに。ちょうど別件もあったでちょうどいいタイミングでした。

さらに昨日も2日連続の外勤デー。今度は「異動に伴って別システムの端末を移動したらLANケーブルが届かなくなった」という配線作業。ちゅん氏とともにいつもの道具一式を持って現場へ行き、床を這いながらのいつもの作業。さらに後回しになっていた増員分の周辺機器設置、そして不調スイッチの交換立ち合いとほぼ半日外に出るという一日となりました。

外勤から戻るとTeamsの通知、机には付箋、何を対応したのか覚えていないほど対応に追われた2日間でした。今日はある程度落ち着いて、ようやく他の事務作業にも手を付けられるようになりましたが、ここまで忙しいのは初めてだったかもしれないほど疲弊しています。今日は早く帰ってゆっくり休みたいと思います…。

全国の情シスの皆様、お疲れ様です。今年度もよろしくお願いします。

（投稿者：てんちょ）

ども。
ついにXデーを迎えました。本日の目標は、日が変わらないうちに帰宅すること。担当ちゅんです。

なぜXデーなのかは説明するまでもないと思いますが、本日の勤務終了後から明日の始業までの間に、新規採用者や退職者、異動者などの各種システム設定を行わなければなりません。さすがに、勤務時間内に職員のアカウントや権限を変更するわけにはいきませんので致し方がないところです（でもサインアウトしなければADの権限は有効・・・という誘惑も）。最近、近くの物が少し見えづらくなってきたような気がするお年頃なのですが、気のせいだと思うことにして頑張ります。

さて、そんな年度末ですが、恒例となっている行事がもう一つ。冬期間、降雪監視を行うために町内数ヶ所に設置しているカメラの機器撤収作業が残っていました。「どうせ、昼間は何もできないのだから」という訳でもないのですが、外の空気を吸いたい気分もあり、午後からは外で体を動かしてきました。

これまで、降雪監視カメラはネットワークとしてFWAのネットワークを利用してきましたが、今年度は全てのカメラを5Gモバイル通信に変更。これによって、これまではシーズン中に何回か発生していた機器のハングが1回も起きず、猛吹雪の中でカメラの保守作業を行ってホワイトアウトで遭難寸前になる（実話）といったようなことをすることなく、今期の運用を終えることができました。機器の構成も非常にシンプルになり、手のひらサイズのルータをHUBに接続するだけ。機器が小型であるということは、それだけ固定するネジも少なくて済みますので、機器の撤去作業もかなりスピーディに完了できました。

そんなわけで、令和6年度の最後も我々らしい活動で締めくくることができました。来年度ですが、安心してください。私もてんちょも留任ですので、本ブログもひっそりと、まったりと、細々と続けてまいります。日頃よりご愛読いただいております皆様に、あらためて感謝申し上げ、年度末の投稿といたします。来年度もどうぞよろしくお願いいたします。

昨日降った季節外れの雪で、外はまた冬に逆戻りしてしまいました。

（投稿者：ちゅん）