ども。
本日、てんちょ不在につき緊急登板、担当ちゅんです。

業務用PCの更新とあわせて全庁的にMicrosoft Teamsの運用を始めたのですが、新PCが徐々に行き渡るとともに、Teamsに関する問い合わせが増えてきました。
当初は「誰もTeamsを使わなかったらどうしよう」という不安であったり、「どうやって使うのかわからない」といった操作方法に関する問い合わせがあるだろうと想定していて、その対応としていろいろと準備も進めていたのですが、蓋を開けてみるとそんなレベルではありませんでした。

例えば、今日は「部外の施設管理人さんと連絡を取り合う手段としてTeamsを活用したい。ゲスト参加は認めているか」といった問い合わせや、はたまた「複数の部署を跨いで設置している委員会があるのだが、新規でチームを建てる権限がないので対応してほしい」といったリクエスト。今はまだ試行という形で「まずお試し利用してみましょう。職員全員がTeamsを利用可能になった時点で、使い方やルールなどについて説明します」として整理しているのですが、そんなに悠長にやっていては、早晩、管理不能に陥ってしまうのではないかという、まさに嬉しい悲鳴です。

Teamsに関して、すでに運用していらっしゃる複数の自治体担当者に直接連絡をして、ノウハウを教えてもらったりしています。その中で特徴的だったのは「Teamsに関してはあえて積極的に管理はせず、自由にやってもらっている」という自治体があったことです。
Teamsで日々やり取りされている情報はあくまでフロー情報であり、しっかりと保存しておくべきストック情報とは分けるという情報管理の考え方。業務の中でやり取りしている情報だからといって、すべてが行政文書には該当せず、あくまで業務上必要なコミュニケーションの一環として考えるので管理はしないのだという意見。かなり納得しました。

ただ一方で、利便性が飛躍的に向上しているという事実の裏側では、情報セキュリティのリスクもあわせて向上しているということは忘れてはいけませんよね。この「利便性とセキュリティのバランス」こそが情報セキュリティ対策の肝であり、難しいところです。私としては、できることなら「利便性に全振りしているかのような運用」ができればベスト、つまり裏側で動いている情報セキュリティの部分は何も意識せず安全かつ便利に使えるという環境を作ることができれば最高だな～と思っているところですが、これが難しいんですよね。

「使われないかも」なんて心配は杞憂でした

（投稿者：ちゅん）

ども。
暑い暑いと言いながらも、なんだかんだで夏が好きな担当ちゅんです。

先日、職員から「無線LANが弱くて業務に支障を来しているので何とかなりませんか」と問い合わせを受けました。当町では本庁舎、総合支所などほぼ全ての部署で、ネットワークは無線LANでの運用です。APの整備を行う前にはある程度サーベイも行っていて、今頃になってどこがエリア外なのかな？と思ったのですが、確認してみると、なんと「夜警員室」でした。

詳細を聞くと「全庁的にTeamsの運用が始まったので、庁舎管理部門と夜警員との間でTeamsによる情報共有を始めたが、電波が弱いのでうまくTeamsが開けない」ということのようでした。驚き。苦情の電話なのに「ありがとうございます」という謎の返答をするくらい、嬉しかったです。こちらからのアクションではなく、原課が自発的に、Teamsを活用して業務改善を図ろうとしていると。こんな風になればいいなと思い描いていたことが現実になったのです。

と、感慨に浸るのもこの辺にして、そのDX化の芽を「ネットワークの問題」で摘んでしまうことくらい残念なことってありません。「そのうち改善します」では、せっかくのチャンスを無にしてしまう、そんな気がしました。
なので、隣席てんちょとともに現場に急行。右手には300m巻きのLANケーブル、左手にはいつもの「釣り名人」。幸い、夜警員室の近傍にフロアスイッチを設置していたので、そのスイッチの空きポートをTagポートからUnTagポートに変更。さらにLANケーブルを天井裏に引き回すために、天井のジプトーンを剥がし、蛍光灯の灯具を外していきます。
何人かの職員が作業中に通りかかって「何してるんですか（笑）」「業者さんですか（笑）」と声を掛けられますが、すべてを誉め言葉と受け取りつつ、一心不乱で作業をしました。

結果、1時間後には夜警員室がLANのエリアとなりました。これを庁舎管理部門の担当者に伝えたところ「対応が早すぎます。実際に現場も見てきましたが、完璧です」と。どうしてこんなにスピーディな対応をしたかという理由は前述のとおりではあるのですが、まずは一安心。ただ、不意の配線作業はおじさん2人にはかなり堪えたのは紛れもない事実です。8月も終わろうとしている中で、汗だくになって燃え尽きてしまいました。

配線をしていたら、先客（別なケーブル）も通っていました。

（投稿者：ちゅん）

てんちょです。ちゅん氏が出張のためワンオペとなっております。台風が迫っている地域へ行っていますが、はたして無事に帰ってこれるんでしょうか…。

先日、「インターネットに接続できない」という問い合わせがありました。端末自体はインターネット環境にありますがネットワークはホワイトリスト形式で管理しており、通常のインターネット閲覧は仮想環境上のブラウザを公開アプリケーションとして展開し使用しています。いつも違和感なく意識しないで使用していますが、この3層分離を超えた4層目の環境ってセキュリティ面も考えられていてすごく使いやすいですね。

今回接続できなくなったというのは、この仮想環境側にある公開アプリケーションのブラウザでした。これまで大きなトラブルもなかったので、その存在を忘れかけていた管理コンソールを確認してみると、4台のサーバのうち2台でCPU/メモリ使用率が100%近く張り付いている状態。この環境になってから（βモデルへ移行してから）2年弱経っていますが、これまでにここまで高負荷になったこともなく、安定して稼働していました。それが突然高負荷状態が続き、動作が不安定になってしまったようです。

高負荷状態に陥ったサーバにリモート接続しタスクマネージャからユーザーのプロセスを確認してみたところ、数名がタブを大量に開きリソースを食いつぶしているような状態でした。いったい何をしているのかと確認してみたところ、共通していたのは「気象情報」を見ていました。どうも雨雲や風速を表示するサイトが内部で複数動き大量のメモリを使用、表示にもCPU処理で負荷をかけた結果、たった数名（おそらく4，5人）でサーバを高負荷に追い込んだようです。

普段は、ユーザーを分散して振り分けてくれるあのクライアント管理ソフトが優秀なのか、サーバの性能がいいのか、まったくと言っていいほど気にすることなく使用していたこの環境。まさかこんなことで不安定になるとは。こういう場合は、気象情報の閲覧をできるだけやめてもらうのか、滅多にあることではないのでそのままでいいのか、対応に困ります。

それぞれの状況を一目で確認できる管理ソフトがあると便利ですね。

（投稿者：てんちょ）

ども。
週末に人生初のフルマラソンにチャレンジし、あえなく30kmでリタイアとなった担当ちゅんです。悔しいけどこれが実力。

先日、道庁の事業で1年間アドバイザーとして活動することになった旨は記事にしたとおりなのですが、そのアドバイザー業務の中で「これはすごい！」と思ったのが、会議録文字起こしサービス「Notta」を利用して報告書作成を効率化していることでした。

自動文字起こしサービス Notta
https://www.notta.ai/

業務を行うにあたって「これはこういう風に処理します」「活動したらこのファイルに記録をお願いします」など一定のルールが説明されたのですが、このツールの紹介を受けたときは、本当に驚きました。
PCでもスマホでもいいのですが、アプリを起動して音声を録音すると、自動で文字起こしがスタート。ここまでは他にも同種のサービスを見たことがあるのですが、真価はここから。文字起こしが完了した後で「AI要約」というボタンを押すと、それはもう「お見事」としか言いようがないほどの完璧な要約が出来上がってくるのです。文字起こしの精度自体はそこまで高くないのに、どうしてこんなに正しい要約が可能なのか、首をかしげてしまうレベルです。

こういう新しい技術に触れることができただけでも、アドバイザー業務を引き受けたメリットがあったというものです。早速、職場でも有料アカウントの契約をし、現在はサービスを利用できる部署を限定しての試行をしています。
ですが、やはりサービスを利用した職員はみな「なにこれ！すごいんだけど」の反応。そうなんです。私の個人的な感覚としては、ChatGPTに初めて触れたとき以来（以上？）の衝撃。AIの進歩は目覚ましいとはいえ、正直、現段階ですでにここまで来ているのかと、感動とともに若干の怖さを感じるレベルです。

私は自治体でしか働いたことがありませんが、普段職員が事務仕事をする中で（部署にもよりますが）「会議録の作成、音声からの文字起こし」に取られている時間は相当だと感じています。打ち合わせをすれば顛末書が必要だし、出張に行けば復命書、会議をすれば議事録。とにかく記録の作成は必ずついて回ります。そんな中で、一言一句漏らさずに記録する必要がある場合を除き、今後は会議の要約をAIに任せて、職場での報告もNottaのリンクをTeamsで共有して終わり。そんなことを実際に試してみて、「業務の効率化ってこういうことを言うんだよな」と感じているところです。普段、当たり前にやっていることって当たり前すぎて疑問に思わなくなるものですが、実はその当たり前こそが当たり前じゃなくなる、そんな時代なんでしょうね。

音声ファイルを後から読み込ませることも可能。もう会議でメモをとる必要すらありません。

（投稿者：ちゅん）

てんちょです。多少でも雨降ってくれると少し涼しくなっていいですね。

キッティング済みの端末もある程度まとまった台数が出来上がり、配備待ちの端末が増えてきました。庁舎内を歩いていると「交換はまだですか？」と聞かれることも増えてきています。新しい端末を使い始める職員さんが周りに増えてくると、やっぱり使ってみたくなりますよね。ということで今週は庁舎内の端末を中心に交換作業を行ってきました。

まずは少人数の部署を中心に「突然ですが今日端末変えませんか？」と声をかけてご協力いただきました。デスクトップ等のデータを避難してもらって作業開始。モニタなどの周辺機器を保管場所の会議室から運び出し、開梱して設置の繰り返し。台数はそれほどできませんでしたが、これで庁舎内は半分以上が新端末へ移行しました。

先日、端末の廃棄についても考えなければならない問題も出てきましたが、その前に配備しているモニタの空き箱処分問題もでてきました。段ボールは潰してまとめてしまえばいいんですが、中に入っている発泡スチロールの処分が手間です。大きいごみ袋にもそのまま入らないので、細かく割って袋に入れることになりますが、モニタ1台に対してごみ袋1枚を使用するとても勿体ない処分方法になっていました。
その後処分方法の目途は立ったんですが、配備後に山となった空き箱を潰していく作業は発生するので、また空き時間に少しずつ進めていくしかなさそうですね。

来週で庁舎内をできるだけ進めて、再来週からは外を攻めていく予定です。おそらく個別システムやらで時間のかかりそうなところになりそうです。キッティングも引き続き進めつつになるので、9月は本格的に忙しくなりそうな予感です。

こんな感じで山に

（投稿者：てんちょ）