ども。
週末は某所にて今シーズン初めてのマラソン大会に挑む担当ちゅんです。

Microsoft 365への移行作業も順調に進み、次のフェーズは電子メールの移行となりました。これまで八雲町では自庁のメールサーバにオープンソースWebメールソフトウェアである「roundcube」をインストールしたうえで利用してきました。

Roundcube – Free and Open Source Webmail Software
https://roundcube.net/

しかし、ついにそこにもクラウド化の波。長年慣れ親しんだインターフェイスであるroundcube、かなり名残惜しさを感じるものの、いよいよ卒業する時が近づいてきています。

現在、M365のOutlookにメールを移行すべく、先行テストや移行手順書の作成など準備を進めています。その中での一つの課題として「アドレス帳の引っ越し」があります。現行のroundcubeにはアドレス帳のエクスポート機能があり、これを利用すれば問題なく移行できそうに思えたのですが、出力されるファイル形式がVCFファイル（vCard形式）となり、Outlookに求められるCSVファイルは出力できませんでした。どうにかしてVCFからCSVに変換しなければインポートができないので、色々と調べていたのですが埒が明かず、最終手段「ChatGPT」の出番となりました。

最初はバッチファイルやPowerShellで処理できないかと相談していましたが、職員の利便性を考慮し、試しに「vcfファイルをcsvファイルに変換するhtmlを書いてください」と頼んでみると、答えはやっぱり「もちろんです！」と。その後、ずら～っとコードが表示されるので、それをメモ帳にコピーして拡張子htmlで保存。実行してみると、すでにほぼこちらの意図するような動作となっていて感動です。
ですが、作ってもらったコードではEdgeをIEモードで動作させたときにうまく動かないことが分かったのでそれを伝えてみると「以下の理由により動作しない可能性があります」と問題点を列挙したうえで、きちんと動くコードが再生成。どれだけ賢いのだろうと感動を通り越して若干恐ろしくさえ思えるほどです。

結果、生成されたhtmlがきちんと動作するか何度もテストを実施し、問題ないことが確認できたのでイントラサーバに保存。ブラウザからこれを開いてもらうことで、ユーザーが自ら保存したVCFファイルをCSVファイルに変換してもらう手順が整いました。生成AIを使う際、特にちょっとしたコードを書いてもらう際には「自分自身で確認してミスやおかしな記述が無いかをチェックできなければ使うべきではない」と言われています。これは本当に大事なポイントで、よくわからないけど結果が合っていればそれで良しという考えで安易に使った場合、いざというときにおかしな動きをしたり、最悪、データを消失（実際にやりました・・・）といった結果を招く恐れがあるので、そこだけは注意ですね。
・・・ただ、今回のコード、自分なりに確認しましたが、半分くらいは理解できませんでした。言っていることが完全に矛盾していますが、つまりは「自己責任である」ということです。

データ変換サイトもいくつかあるのですが、自前で作ったほうが絶対に安全です。

（投稿者：ちゅん）

てんちょです。暖かくなってきたからなのか、疲れているのか、日々眠気との闘い。

今年度から文書管理システムに加えて、電子契約システムも導入されました。昨年度から担当課主導で導入を進めており、説明会を動画配信で開催したりとちょっとお手伝いさせていただいています。本番稼働前に事前にデモ環境で試す機会もあり、大きな混乱もなく？新年度突入とともに稼働開始となりました。開始からすでにかなりの件数が電子契約で行われているようです。先日こちらで行った契約で発番されたのは253となっており、すでに全体で250件以上は電子契約が使われたのかなと思われます。

稼働してから実際に使ってみて驚いたのは契約完結に至るまでのスピード。
これまでは契約書のやり取りはもちろん紙。事前の決裁から紙です。見積徴収の決裁をとって契約書を準備し、契約書に押印して発送し、相手から返送されてから再び契約完了の報告を決裁して、という流れでかなりの時間を要していました。特に契約書の発送から手元に戻ってくるまでの時間は郵送の往復となるので、これだけでも数日から1週間はかかります。庁内での決裁を含めるとさらに日数がかかります。

しかし電子契約はメールで送付、契約先の承認が終われば瞬時にこちらに戻ってきます。これまで日数を要していた業務が数日で完了。年度初めの契約業務があっという間に終了しました。4月は特に契約関係が多く、契約書を含めてかなりの印刷物が出ていましたが、全てデータで完結することが可能になりました。しかも決裁も電子決裁になっているのでそれも含めて全て早い！役場に入った数年前から比べると比較にならない程、環境が変わり少し混乱しそうです。

ただあえて問題点を挙げるのであれば、全てが早すぎることですね。これまではこの契約書が戻ってくるまでの間に、契約完了の報告を準備するなど、空いた時間を使って次の作業準備をすることができました。しかし電子決裁は最短当日に契約が完了し、電子署名付きデータが手元にくることになります。そうなると、こちらも契約完了の報告をすぐに開始することに。これまでは契約書が戻ってきた段階で準備していた決裁文書を順次回していましたが、次々完了する契約にこちらの準備が追い付きませんでした…。急激に効率化したことによる最高の結果なので慣れるしかないですが。同時に業務フローの見直しもしていくことでさらに効率的になりそうです。

しかし一気に作業を進めたので、何か漏れがあるような気がして不安。

（投稿者：てんちょ）

ども。
うっかりブログの日を飛ばしてしまった担当ちゅんです。メンゴ。

少し前の話になるのですが、職場のペーパーレス化推進の一環として「FAX」のことを調べました。私自身、プライベートで利用することは皆無のFAXではあるのですが、職場ではごくたまに送られてきます。ほとんどがセミナーの案内やPC端末の特価情報のようなDMなのですが、中には「自治体DXセミナー」の申込用紙が送られてきて、一体何の冗談かな？と。まあ、それは別な話ですが、とにかくFAXについては今でも需要があるのは間違いありません。

ですが「10年後、20年後も今と変わらずに使われていると思うか」と聞かれたら、ほとんどの人が「そうは思わない」と答えるのではないでしょうか。職場のペーパーレス化を進めていくうえで、どうしても議論の俎上に上がってしまいがちなFAX。でも、「廃止」とはなかなか言い出せない、難しいFAX問題。であれば、まさに今、このタイミングで仮にFAXを全部廃止したとしたら、業務にどのような影響が出るのだろうと思い、（おそらく）職場では今まで誰もやったことがない大胆な調査を実施してみました。

※ちなみに、東京都庁さんはすでにFAXレスの取り組みを進められています。さすがです。
note：都庁ってまだFAX使ってるんですか？と、言われないために。

そして。その結果から言えば「FAXの廃止は困難」となりました。

「すぐに廃止しても支障はない」という回答と「廃止は困難」という回答が、ほぼ半々。困難な理由として各部署個別の事情はあるのですが、多くに共通しているのは「電子メールだと基本は1対1での情報発信となるので、相手がメールを開かないと情報を伝えられない。FAXだと物理的に紙が出てくるので誰かが見てくれるという意味で速報性が高い」と。なるほど、だから道路の通行止め情報やヒグマの出没情報なんかはFAXで送られてくることが多いのですね。FAXは「自動印刷機能付き」であることがメリットであると。

次いで多いのは「相手からFAXでの送信を指定されている」「相手がメールを使えないのでやむなくFAXしている」といった、受け手側の事情。これについては、日頃から「目的を達成するために多種多様な手段を組み合わせてほしい。選択肢は広く用意すべき」という思いもあり、相手の事情がそうなっているのであれば、こちら側の考えだけで無理やり廃止するのは違うのだろうと。ただ、いつかの時点で「もう大丈夫」となる日が来るでしょうから、そのタイミングで廃止を検討することになるでしょう。

そんなわけで、今すぐにはどうすることもできない機械であることは十分理解できたのですが、それであれば次の一手。どうやら世の中には「インターネットFAX」なるサービスがあるということがわかったので、少し調べを進めています。一方で「今の時代にFAXに対して新たなアプローチをするのはどうなのか」というそもそも論もあって、個人的には葛藤しています。便利な道具であることは間違いないですし、本当に難しい課題です。

職場でのアンケート調査にもフォームが使えるのでとても楽です

（投稿者：ちゅん）

てんちょです。新年度に入っての慌ただしさはいったん落ち着いたかに思えましたが、今週に入り再び庁舎内を歩き回る日々となりました。さらには自分の事務作業にも追われています。年度初め・月初は特に多いので、日中の慌ただしい中では中々終わりません…。

そんな月初に行っている作業の中に、「FREESPOT利用状況調べ」というものがあります。これはFREESPOT協議会の管理機能を利用して、町で管理しているFREESPOTの利用時間や利用人数を記録しており、運用開始の2011年から毎月集計して年度ごとに記録している（所々集計漏れがありますが）もので、代々引き継がれている作業です。私もこれを引き継ぎ、毎月集計作業を行っていましたが、記録するだけでほとんど見ることありませんでした。

4月に入ったので3月分の集計を行い、令和6年度の利用状況が確定。いつも通り実績表が保存されているフォルダに過去分とともに保存しました。保存し終えたところで、なんとなく過去実績が気になって平成31年度のファイルを開いてみました。すると令和6年度、平成31年度から利用時間が3割も伸びています…。そんなに伸びているとは思ってもいなかったので、さらに気になってしまいさらに過去のファイルも全て開いてみたところ、どうも年々利用時間が伸びているような…。

せっかく過去分を全て開いたので、合計値の部分だけ抽出して一覧にしてみました。間違いなく毎年利用時間が伸びています。利用人数に関しては2020年に大きく減っていますが新型コロナウイルスの感染拡大の影響でしょうか。それでも2021年以降には回復傾向で、利用時間・延人数は令和6年度が過去最高となりました。しかも前年から1割アップですよ。

個人的には仕事や家族での外出でデータ通信が激しく増えたことで使い放題のプラン以外の選択肢がなくなってしまい、最近はFREESPOTを利用する機会はほとんどなくなりました。なので「むしろ利用者は減っているのでは？」くらいに思っていましたが、まだまだ需要が多いということがわかりました。観光で八雲町内を訪れた際に利用いただいているのか、子供たちが集まってゲームをやっているのか、施設を利用した際にスマホの利用などでつかっているのか、今度は用途も気になってきますね。

これからは毎年合計値の比較もやってみようと思います。

（投稿者：てんちょ）

ども。
年度初めの慌ただしさがようやく一段落してきた担当ちゅんです。

その慌ただしさの中で、当町では4月1日から「電子決裁（文書管理）」がスタートしました。
私自身、行政経験が20年を超える中で、「役場で仕事をする＝紙を使って決裁」ということが当たり前のことのようになっていましたが、このような時代が来るとは、数年前には想像もできませんでした。道内の先進自治体を視察させてもらってから足掛け3年、ついに実現できました。

運用が始まり、正直、最初は違和感がありましたが、私自身、2日もしたらすっかり環境に慣れました。というより「今まで紙だったのは何だったんだ」のレベルです。まるで電子メールを受信するかのような感覚で自分宛ての承認依頼が届きます。それをPCで開いて、画面上で内容を確認。問題なければ「承認」を実行すると次の承認者に瞬時にデータが飛んでいきます。我々の部署にはこの時期特に他部署からの「合議」の依頼が多いのですが、この合議を行う際に設定で「同報」が選択されていれば、職位に関係なく、一斉に、並列で決裁が進みます。こういうことは紙では絶対に不可能ですし、デジタルならではのメリットだと思います。

また、八雲町は旧八雲町・旧熊石町の両地域が峠を挟んで車で40分ほど離れた場所にあり、これまで双方を行き来させていた書類が無くなることでの業務効率化は計り知れないものがあると思います。今までは通勤する職員が朝と夕方に書類の運搬をしていて、どうしても地域を跨ぐ必要のある決裁には時間がかかっていました。実際に、熊石総合支所の職員からは「もう決裁が終わった！」という驚き＆感動の声も届いていました。

導入作業を進めている中では「職員から使われなかったらどうしよう」と、利用率が低調になることも心配していたところでしたが、そんなことは杞憂でした。便利なものは歓迎される、それだけのことだと思います。ただ、やはりどうしても切り替えのタイミングでは今までは不要だった労力が余計にかかるのは致し方ありません。ですが、それよりも「便利になった」の声が多いような状況で、日々の業務で多忙の中でも柔軟に対応されている職員の皆さんに感謝と敬意です。

一つの大きなプロジェクトが無事に運用に乗ったところで、次ですね。たぶん、早晩「出張先からも文書管理で決裁をしたい」といった、外部からのアクセスを望む声が出てくるのは容易に想定できることですので、技術的にどのような方法でそれを実現していくか。一つの山を越えたら、その先にまた大きな山がある感覚ですが、ここまで来たらチャレンジあるのみです！

起案用紙も電子決裁のものに変わりました

（投稿者：ちゅん）